När Avonova behövde stärka kostnadskontrollen, effektivisera IT-driften och skapa bättre förutsättningar för digital utveckling fick Per Brandt uppdraget som interim CIO. För Jonas Arlebäck, CEO på Avonova, var det viktigt att hitta en erfaren ledare som snabbt kunde ta sig an utmaningarna och samtidigt driva organisationen framåt. Här berättar han om uppdraget, resultaten och varför interim management kan vara rätt lösning när verksamheten behöver förändras.

Kan du kort beskriva Avonova och vilken roll IT spelar i verksamheten?

”Avonova är ett av Nordens största företag inom företagshälsovård med verksamhet framför allt i Sverige och Norge och en etablering även i Finland. Vi har omkring 1 500 medarbetare och arbetar med både privata företag och offentliga verksamheter, från mindre arbetsgivare till stora myndigheter och regioner.

Vår verksamhet omfattar bland annat läkare, psykologer, sjuksköterskor och arbetsmiljöspecialister. En stor del av arbetet är förebyggande och handlar om att hjälpa arbetsgivare att skapa en hälsosam arbetsmiljö, upptäcka problem tidigt och minska risken för sjukdom och arbetsskador.

Digitaliseringen har blivit allt viktigare för hur vi levererar våra tjänster. Vi genomför många konsultationer via säker video och utvecklar digitala verktyg som underlättar bokningar, dokumentation och uppföljning. Vi använder också AI som stöd i vissa processer. Det ställer höga krav på att IT fungerar stabilt, att informationen hanteras säkert och att vi samtidigt kan fortsätta utveckla nya lösningar. IT är därför inte bara en stödfunktion, utan en viktig del av vår affärsutveckling.”

Varför valde ni att ta in Per Brandt som interim CIO och vad behövde han åstadkomma?

”När Per kom in hade vi en IT-strategi och en roadmap, men de visade sig vara alltför ambitiösa i förhållande till vad organisationen kunde genomföra. Vi hade svårt att få kontroll över kostnaderna. Det dök upp nya utgifter löpande, vi hade för många licenser och saknade tillräcklig överblick över vad vi betalade för och vilket värde vi fick tillbaka.

Vi behövde någon som kunde skapa ordning, prioritera och få kontroll över grunderna i IT-verksamheten. Samtidigt fick vi inte tappa fart i den digitala utvecklingen. Vi är beroende av fungerande system och digitala tjänster i vår leverans till kunderna, så stabilitet och utveckling behövde gå hand i hand.

Jag fick höra talas om Per genom flera olika kontakter, flera personer rekommenderade honom, och när vi träffades kändes det helt rätt. Vi behövde en erfaren ledare som snabbt kunde sätta sig in i situationen, ta ansvar och börja leverera resultat. Därför valde vi en interimslösning i stället för att omedelbart rekrytera en permanent CIO.

Uppdraget handlade i grunden om att skapa kontroll och effektivitet, men också om att få IT-organisationen att fungera bättre och ge verksamheten rätt förutsättningar framåt.”

Hur balanserade Per behovet av kostnadskontroll med kraven på fortsatt digital utveckling?

”Det var en viktig del av uppdraget. Vi behövde effektivisera IT-driften och se över våra kostnader, men det fick inte innebära att vi bromsade sådant som var viktigt för verksamhetens utveckling.

Per gick bland annat igenom licenser, utrustning, leverantörsavtal och arbetssätt. Vi hade redan outsourcat delar av IT-verksamheten, vilket bidrog till att effektivisera driften och skapa en tydligare struktur. Det handlade om att förstå vilka tjänster vi verkligen behövde, vad vi kunde göra mer effektivt och var våra resurser gjorde störst nytta.

Samtidigt pågick en större transformation inom Avonova. Vi förändrade vår leveransorganisation, utvecklade ett eget bokningssystem och byggde upp ett datavaruhus för att bättre kunna använda den stora mängd information som finns i våra system. Vi har data om omkring två miljoner individer i vårt journalsystem, vilket ställer höga krav på struktur, informationshantering och säkerhet.

Per behövde därför hålla ihop både den dagliga driften, ledarskapet och utvecklingen framåt. Det räcker inte att sänka kostnaderna om man samtidigt försämrar verksamhetens förmåga att leverera eller utvecklas. Vi behövde hitta en balans där IT blev mer effektivt och samtidigt fortsatte stödja våra affärsmål.”

Uppdraget omfattade också förändringar i IT-organisationen. Hur hanterade Per den delen?

”Det fanns utmaningar även på personalområdet. Vi behövde förändra organisationen, tydliggöra ansvar och förbättra hur arbetet bedrevs. Per tog ett tydligt ledarskap i det arbetet och såg till att vi kunde komma vidare.

Att leda en IT-organisation handlar inte bara om teknik och system. Det handlar om att få människor att arbeta mot samma mål, skapa tydlighet och se till att organisationen har rätt förutsättningar att leverera. I en förändring måste man kunna prioritera och fatta beslut, men också få med sig medarbetarna och skapa en struktur som fungerar över tid.

Per lyckades hantera både de operativa frågorna och de mer övergripande förändringarna. Han tog tag i sådant som behövde lösas här och nu, samtidigt som han arbetade med att förbättra organisationen på längre sikt, det är en viktig egenskap hos en interimschef. Man ska inte bara lösa de mest akuta problemen utan också lämna efter sig en verksamhet som fungerar bättre.”

Informationssäkerhet är särskilt viktigt i er verksamhet. Vilka krav ställer det på IT-ledningen?

”Vi hanterar känsliga person- och hälsouppgifter och behöver uppfylla höga krav på informationssäkerhet, bland annat enligt patientdatalagen och GDPR. Det innebär att säkerhet måste vara en integrerad del av allt vi gör inom IT, inte något som hanteras vid sidan av den övriga verksamheten.

Cyberhot är en realitet och vi måste kontinuerligt utveckla våra skydd och arbetssätt. Samtidigt vill vi fortsätta digitalisera våra tjänster och göra dem mer tillgängliga för kunder och medarbetare. Det gäller att kunna utveckla nya lösningar utan att kompromissa med skyddet av informationen.

För en CIO handlar det därför om att hålla ihop flera perspektiv: teknik, verksamhetsnytta, effektivitet och risk. IT måste fungera i vardagen, men också vara tillräckligt robust för att hantera de krav och hot som verksamheten står inför.”

Vilken konkret skillnad har Pers arbete gjort för Avonova?

”Per har framför allt skapat bättre kontroll och stabilitet i IT-verksamheten. Vi har arbetat igenom kostnader och licenser, effektiviserat delar av driften och fått en tydligare struktur för hur IT ska fungera. Det har gett oss bättre förutsättningar att styra verksamheten och prioritera framåt.

Han har också tagit ansvar för en organisation där det fanns utmaningar på flera nivåer. Det har handlat om teknik, ekonomi, arbetssätt och människor. Jag tycker att han har varit bra på att växla mellan detaljerna och helheten och förstå vad som behöver prioriteras i olika lägen.

Vi är väldigt nöjda med hans insats. Han har inte bara arbetat med de problem som fanns när han kom in, utan också bidragit till att skapa förutsättningar för nästa steg i vår utveckling. Vi hade en avskedsmiddag för honom nyligen, och det var lite sorgligt att avsluta samarbetet. Det säger en del om hur vi har upplevt hans insats.”

Ni har nu en ny interim CIO medan ni rekryterar permanent. Varför valde ni den lösningen?

”Vi rekryterar en permanent CIO tillsammans med Odgers och har en interim CIO på plats under tiden. Det fanns också en ägardimension i beslutet, under våren diskuterades en möjlig försäljning av verksamheten uppdelad i två delar och i ett sådant läge kan en ny ägare vilja tillsätta sin egen CIO och sätta sin prägel på organisationen. Då hade det varit mindre lämpligt att rekrytera en permanent person innan vi visste hur den framtida organisationen skulle se ut. Med en interimslösning kunde vi behålla kontinuiteten, fortsätta utvecklingsarbetet och samtidigt ge oss tid att fatta rätt beslut om den långsiktiga lösningen.

Det är ett bra exempel på när interim management kan vara värdefullt. Man behöver inte pausa utvecklingen eller göra en förhastad rekrytering bara för att en viktig roll är vakant. I stället kan man ta in erfaren kompetens som tar ansvar här och nu, medan organisationen förbereder nästa steg.”

Utifrån din erfarenhet som CEO, när tycker du att företag ska välja en interim manager framför en permanent rekrytering?

”Jag har framför allt använt interim managers när det funnits ett akut behov eller när verksamheten befunnit sig i en situation där det varit svårt att veta hur den långsiktiga organisationen ska se ut. Det kan handla om att en nyckelperson slutar, att det finns problem som behöver lösas snabbt eller att företaget står inför en större förändring.

Det kan också vara särskilt relevant i private equitymiljöer. Om ett bolag närmar sig en försäljning vet man kanske inte vem den framtida ägaren blir eller hur verksamheten ska integreras. En industriell köpare kan redan ha en egen, till exempel, CIO och vilja använda sin befintliga organisation, då kan en interimslösning vara mer ändamålsenlig än att rekrytera permanent innan man vet vad som händer.

En annan fördel är erfarenheten. En interimschef har varit med om liknande situationer tidigare och kan snabbt identifiera vad som behöver prioriteras. När tiden är knapp är det värdefullt med någon som kan bedöma vad som faktiskt behöver göras, fatta beslut och få organisationen att röra sig framåt.

Men det handlar inte om att interim management alltid är bättre än en permanent rekrytering. Det handlar om att välja rätt lösning utifrån situationen. Om man behöver genomföra en förändring, skapa stabilitet eller överbrygga en period av osäkerhet kan en interimschef göra stor skillnad. Det viktiga är att uppdraget har ett tydligt syfte och att personen får mandat att genomföra det.”

Vad tycker du kännetecknar en riktigt bra interimchef?

”För mig handlar det om kombinationen av erfarenhet, omdöme och handlingskraft. Man behöver snabbt förstå verksamheten och kunna skilja mellan det som är akut och det som är viktigt på längre sikt. Samtidigt måste man kunna samarbeta med organisationen och få människor att arbeta mot samma mål.

En bra interimschef kommer inte in och utgår från att alla tidigare arbetssätt är fel. Han eller hon lyssnar, ställer frågor och försöker förstå sammanhanget. Men när denne väl har bilden klar för sig måste han eller hon också våga fatta beslut och driva förändringen framåt.

Det är också viktigt att inte göra sig själv oumbärlig. Uppdraget ska leda till att organisationen fungerar bättre och kan fortsätta utvecklas även när interimaren lämnar. Det tycker jag är ett bra mått på en lyckad insats.”

Läs vår intervju med Per Brandt, Interim CIO

#KoncernVD #InterimCIO #VerkställandeDirektör