För Katrin Andréasson Dicochea är dessa ledord nyckeln för framgångsrik facility management och arbetsplatsstrategi.
Katrin Andréasson Dicochea är specialist inom facility management och i att driva projekt för hybrida kontor och nya arbetssätt. Att det blev just dessa områden beror främst på hennes intresse för mjuka värden, att hjälpa kunder med deras behov och kostnadseffektivitet. Service har alltid varit en röd tråd genom hennes karriär som hon började inom flyg- och hotellbranschen. Vi har pratat med Katrin om vikten av en bra arbetsplats för att få människor att trivas, prestera och ha ett högt engagemang och om hur facility managementföretag kan utveckla sina kunderbjudanden och samtidigt vara kostnadseffektiva.
Efter utbildningen till fastighetsmäklare började Katrin arbeta som facility manager och med affärsutveckling inom det som kallas ”hårda FM-tjänster” hos Dalkia. Jobbet innebar mycket fastighetsteknik och efter ett tag började hon sakna kontakten med kunder och de mjuka värdena. Det ledde till en roll på Sodexo där hon kunde kombinera allt från teknik till kundservice och försäljning i större och komplexa upphandlingar. ”Jag lärde mig mycket om vilka behov kunderna har och kunde hjälpa dem att hitta både kostnadseffektiva och hållbara lösningar så att de kunde fokusera på sin kärnverksamhet. Många kunder har till exempel flera olika leverantörer och kontaktpersoner och man missar många synergieffekter vilket ger onödiga kostnader. Sodexo erbjuder helheten inom lokalvård, konferens, mat och reception etc.”, berättar Katrin.
Att gå från ett traditionellt kontor till en aktivitetsbaserad/hybrid kontorsmiljö
När Sodexo 2015-2016 skulle flytta till ett nytt kontor var Katrin delaktig i projektet att planera en aktivitetsbaserad arbetsplats, ett nytt arbetssätt och en ny service/FM-leverans som skulle stötta det nya arbetssättet. Förutom att effektivisera ytorna skulle man som medarbetare kunna välja arbetsplats utifrån behov (tyst zon, fokus eller samarbete), främja hälsa och välmående, skapa miljöer för samarbete, effektiva möten och umgänge, ha effektiva möten vid kaffemaskinen och att olika kompetenser och funktioner blandades för att samarbeta över gränserna. Katrin berättar att de ville skapa en ny arbetsplats som man som medarbetare kände sig stolt över och kunde omfamna företagskulturen. De gjorde en ingående analys av hela verksamhetens behov, vilka beteenden man ville driva och kom fram till många värdefulla insikter. Ett exempel på detta var att mänskliga möten är en förutsättning för att må bra på jobbet, men det var även viktigt att kunna arbeta fokuserat vissa delar av dagen, men kanske i ett team andra delar av dagen. Det måste finnas tillräckligt med rum för att möta samtliga behov. ”Vi ville driva beteenden för att vara rörlig på kontoret och valde bland annat att enbart ha kaffemaskinerna på ett ställe så att det blev en naturlig samlingsplats. Vi minimerade antal skrivarrum, alla skrivbord fick dubbla skärmar för att minska utskrifter både för miljön och hälsans skull, och implementerade en ny IT-support för snabb hjälp.”, berättar Katrin.
Under hela processen kommunicerade man till medarbetarna på intranätet, hade frukostmöten och arbetsgrupper för att skapa de bästa förutsättningarna och trivsel. För att lyckas med en stor förändring är det viktigt att ledningsgruppen är med på tåget och dåvarande VD Azita Shariati stod längst fram på barrikaderna för att anamma det nya arbetssättet.
Reaktionerna på den nya miljön varierade, men var övervägande goda. Katrin säger att: ”Vissa var negativa och de fick vi jobba lite extra med, göra vissa anpassningar etc., förändring är alltid svårt, men när vi flyttade in visade det sig att det mesta fungerade mycket bra! Vi gick från 3 500 kvm yta till 2 200 kvm och från 185 skrivbord och medarbetare till 116 skrivbord och 195 medarbetare. På det nya kontoret fanns dock 440 arbetsplatser i form av konferensrum, loungegrupper, öppna arbetsplatser och projektytor samt flertalet olika zoner för att kunna arbeta både fokuserat och i team. Eftersom en del arbetar på distans, är hos kunder, reser eller är på möten så fungerar det. En viktig KPI för projektet var även hur medarbetarna upplevde möjligheten att arbeta effektivt och fokuserat. Vi gjorde mätningar före och efter flytten för att se om KPI:n hade ökat och glädjande nog hade känslan av effektivitet ökat med nästa 10% och den övergripande känslan av ”quality of life” hade ökat från 77% till 93%. Kontoret ”Nordic House” blev Sodexos flaggskepp och vi hade många studiebesök från internationella kollegor, men även andra företag var intresserade av att se hur FM-tjänster i en aktivitetsbaserad miljö fungerar då flertalet företag stod inför liknande förändringar.”
Efter ett tag gjordes en psykosocial undersökning för att se hur medarbetarna mådde i den nya miljön. Analysen gav både positiv och negativ feedback. Man var till exempel nöjd med och uppskattade att träffa kollegor som man inte hade arbetat med förut, men en del personer kände sig ensamma och upplevde att de hade tappat sina team. Det fanns även utmaningar vid nyanställningar eftersom man inte kände sina kollegor. Genom att ha ett kontinuerligt samarbete med HR, ledningen och ett ”husråd för förbättringar” utvecklade och förbättrade man konceptet. Ett aktivitetsbaserat kontor ska aldrig vara statiskt utan kräver att man hela tiden arbetar med utveckling och förbättringar och lyssnar in medarbetarnas behov.
”Att hjälpa företaget att gå från traditionellt arbetssätt till en ny mer modern miljö var ett jättespännande projekt. Jag såg många utvecklingsmöjligheter och det fanns behov av att hjälpa kunder i de här frågorna, det finns ett glapp på marknaden i hur man anpassar ett nytt arbetssätt och FM-tjänster när man har skapat ett nytt kontor – det är först när kontoret fylls med människor som den stora förändringen blir märkbar.”, berättar Katrin.
För att kunna driva den här typen av förändring är det viktigt med en förstudie för att samla in data och behov. I dag finns olika mätmetoder med både sensorer och AI-teknik för att göra analyser av antal personer som är på kontoret, hur de rör sig och var de uppehåller sig. Därför är det viktigt att ta med IT i den här typen av förändringsprojekt.
Nya utmaningar i pandemins fotspår – hur kan kontoret konkurrera med hemmakontoret?
Katrin menar att en av de största utmaningarna för företag efter pandemin är att många har vant sig vid att jobba mycket mer flexibelt. Idag är många kontor inte utformade för medarbetarens behov och det är svårt att locka tillbaka medarbetare. Tittar man till exempel på Leesman’s senaste underökningar är en av de största anledningarna fortfarande att man upplever att man kan arbeta mer fokuserat hemma. Katrin tror att hybrida lösningar är ett måste i framtiden och viktigt för att kunna attrahera nya medarbetare, men det måste också finnas incitament och förutsättningar som gör att medarbetarna vill komma in till kontoret.
Space In Mind – Att trivas på sin arbetsplats och ha en god livskvalité leder till effektivitet
Katrin startade sin verksamhet Space In Mind år 2020 för att hjälpa företag att driva förändring inom facility management, kostnadseffektivisera FM-tjänster och vara en kravställare för att kunder, företag, hyresgäster och medarbetare ska trivas på jobbet. Det är viktigt att inte bara tänka på ytan utan även mjuka värden såsom livskvalité, social interaktion, hälsa och välmående: ”Tillgodoser man de behoven och sätter människan i centrum blir organisationen mer effektiv och personalen utvecklas och motiveras. En hög engagemangsgrad gynnar alltid företaget och företagskulturen. Jag har tagit med mig det här i alla mina roller, oavsett vilken tjänst det har varit.”, berättar Katrin.
Första interimsuppdraget var att sälja in en helhetslösning till Bonnier Fastigheters kunder
2021 kom Katrin i kontakt med Nordic Interim och kom på så vis in som interim Affärsområdeschef hos Bonnier Service AB, en del av Bonnier Fastigheter AB. Företaget har en egen serviceorganisation och det var en ny utmaning att gå från Sodexo med 450 000 anställda till en organisation med 30 personer.
Utmaningarna i uppdraget var att samverka internt mellan förvaltning och service för att erbjuda hyresgästerna deras service. Hon berättar: ”Eftersom fastighetsbolaget initialt har kundkontakten genom hyresförhandlingar kan de identifiera hyresgästernas behov. På det viset kan det interna servicebolaget erbjuda dem en skräddarsydd lösning med deras egen personal, en klar win-win för alla parter. Bonnier Fastigheter Service har upphandlade leverantörer inom exempelvis reception, säkerhet, lokalvård, kaffe, konferens och avfallshantering Med den här tjänsten kan hyresgästerna fokusera på sin kärnverksamhet och fastighetsbolaget kan skapa ännu starkare kundrelationer. För kunderna blir det ofta en kostnadsbesparing och man kan uppnå synergieffekter eftersom vi redan levererar service i samtliga fastigheter. Fastighetsbranschen har länge upplevt en boom, men nu är det mycket tuffare pga. konjunkturen, inflation, högt ränteläge och eftereffekter av pandemin. Många kräver idag en flexibilitet i ytor vilket gör att hyresavtalen ofta blir kortare och då måste man kunna erbjuda något annat. Vi arbetade mycket med internkommunikation, hur vi kunde jobba tillsammans för att skapa bättre kunderbjudanden, nöjdare kunder och ett starkare ”vi” och vi lyckades mycket bra! Tillsammans med ledningen drev vi igenom en organisationsförändring för att skapa ännu bättre möjligheter att arbeta över gränserna inom de nybildade marknadsområdena – Kommersiella, Fastighetsutveckling och Service.”
Ett annat av Katrins större uppdrag var på Visera där hon arbetade med implementering av en ny outsourcad FM-lösning för deras kund Fastighetskontoret och Tekniska Nämndhuset. Visera skötte upphandlingen och Katrin var själva länken mellan Fastighetskontoret och den nya FM-leverantören och agerade expert när det gällde att implementera en ny servicehub, personalövertag och flera nya servicetjänster. Hon berättar att det var en stor omställning att under pandemin och en ombyggnation gå från en in-houselösning till en ny FM-leverantör och för att förstå hur man skulle implementera förändringen samtidigt som man behövde ta hänsyn till samtliga förvaltningar i Tekniska nämndhusets behov.
Att arbeta som Interim Manager innebär personlig utveckling och frihet
Katrin brinner för att skapa nya förutsättningar, nå långsiktiga strategiska mål och driva förändring och just därför passar det henne så bra att arbeta som Interim Manager. Att kunna applicera sina erfarenheter och kunskaper i olika företagskulturer och ha möjlighet att påverka ett företags utveckling och framgång är spännande och utvecklande, berättar hon.En annan fördel med Interim Management är att friheten i att själv bestämma när hon arbetar möjliggör hennes pendlande mellan Stockholm och Los Angeles där hennes man bor. Det enda hon saknar är långsiktiga kollegor, så det gäller att nätverka och hålla sig ajour med vad som händer på marknaden inom bland annat hållbarhet, ny teknik och AI.
När hon inte arbetar är sport en av hennes huvudintressen och det sociala umgänget hon får genom sina träningskompisar är viktigt. Hon har en stor passion för hälsa och livskvalitet, coachar andra till en bättre hälsa och mer träning genom Bodily och cyklar gärna till jobbet för att rensa tankarna. Att hon har deltagit i Ironman fem gånger och tävlat i VM i triathlon är bara några av hennes meriter!
Vi ville naturligtvis passa på att fråga Katrin om hennes bästa tips för ett besök i Los Angeles!
”Man får inte missa South Bay, Downtown LA är inte lika spännande utan det är stränderna och den avslappnande miljön som är det fantastiska. Längs de breda stränderna finns härliga cykel- och promenadvägar och lite mindre städer som ett erbjuder allt. Los Angeles har också många fina platser för vandring med otroliga utsiktsplatser. En rolig sak är att varje tisdag är det ”Taco Tuesday” när man kan äta tacos och njuta av en god Margarita till specialpriser på de flesta TexMex restauranger.”, avslutar Katrin.
