Vi har pratat med Jacob Duhan, Group PMO, om fördelen med Interim Management vid kritiska projekt och transformationer. Med en bakgrund som regionchef för södra Europa inom underhåll, managementkonsult, och senast som interim Project Manager har han god erfarenhet av värdet som en Interim Manager kan ge en verksamhet som står inför komplexa utmaningar.
Du har precis avslutat ett uppdrag som interim Project Management Officer (PMO), vad var ditt uppdrag?
”Kunden, en global säkerhetsleverantör, skulle göra en omfattande transformation där affärsområdena skulle göras legalt och operationellt självständiga, från att tidigare ha varit mer integrerade. Vi skapade nya legala enheter, satte nya organisationer på plats, implementerade ett stort antal ERP-system, hanterade skattefrågor, förändringsledning och M&A, vilket är en stor övning! Det var en väldigt komplex uppgift då många länder och verksamheter med olika lagar och regler var involverade. Att engagera teamet och de anställda var centralt då förändringen påverkade hela bolaget. Efter 1,5 år var det klart – det hade gått rekordsnabbt! Nu gäller det att inte tappa farten och hålla i affären. Min interimsroll har gått över till en permanent anställning som Group PMO för nya och stora projekt eftersom företaget ser värdet av ett disciplinerat exekverande av strategin, att ha en person som ser till att man håller tidsplanen och budgeten och framför allt fokuserar på rätt saker. Många företag har en strategi men saknar förmågan att genomföra den.
Vad är fördelen att som kund ta in en Executive Interim Manager när man ska driva en förändring eller ett stort projekt?
”När man tar in en interimare så har man oftast en stark tidspress att driva en förändring, ett stort projekt eller fylla en vakans. Saknar man rätt kompetens internt eller inte vill anställa en person permanent så är det en bra lösning att ta in en expert under en begränsad tid. Interimaren kommer in med erfarenheter som han/hon kan använda sig av direkt och leverera värde från första dagen. Det kan också vara en prövotid om man funderar på att anställa permanent. Uppdraget ska vara tydligt och man måste förstå hur man kan göra mål – vad är de viktigaste sakerna som måste komma på plats tidigt, vad gör störst skillnad och hur prioriterar jag uppgifterna? När jag kommer in i ett uppdrag försöker jag att snabbt etablera strukturer, lära känna teamet, tydliggöra vad som ska levereras och se till att motivera och engagera dem. Även om jag inte kan allt så sätter jag i gång direkt och drar inte ut på planeringen. Strukturerna ska vara enkla men robusta, man ska inte göra det för komplicerat och det är viktigt att kommunicera var man står nu och vart man är på väg. För att motivera mina medarbetare tydliggör jag hur vi når framgång snabbt, bryter ner komplexa uppgifter i överskådliga delleveranser och säkerställer att alla har förstått vad som förväntas av dem. Alla ska kunna göra sitt jobb, så roller och ansvarsområden är superviktigt. Ju mer tydlighet man kan skapa, desto mer arbetsro ger man organisationen. Det gäller även när man rapporterar uppåt så att uppdragsgivaren vet att man har koll på läget och följer planen.
När man har nått delmål ska man fira! En rolig anekdot är när jag lovade en brittisk kollega att spela säckpipa (som jag lärde mig när jag bodde i Skottland) om han gick live med en ERP-utrullning först bland alla parallella utrullningar. Han levererade i tid och på nästa veckomöte spelade jag säckpipa – gissa om stämningen och motivationen var på topp! Det är bra att bjuda på sig själv och skapa minnen tillsammans med teamet. Tidigare i min karriär fokuserade jag mest på projektleverablerna, men nu är det tydligt att man även ska bidra till företagets kulturbygge, det ger så mycket värde.”
”För att en organisation ska fungera är det jätteviktigt att man har rätt person på rätt plats och att man ger utrymme och verktyg för att lyckas.”
Varför valde du att arbeta som interim Executive Project Manager?
”Jag har själv varit med och engagerat en interim CFO och var imponerad över hur bra det fungerade och vilket värde det gav organisationen. Jag tyckte att det verkade intressant och ville gärna testa det. Det är spännande med nya uppdrag och utmaningar och det är välbetalt. Jag började min karriär som managementkonsult och då stöts och blöts man i att leda projekt. Efter ett tag gick jag över till olika linjeroller på ledningsgruppsnivå hos Quant, ett företag inom outsourcat underhåll. Den roligaste och mest lärorika perioden var när jag var regionchef för södra Europa. Den italienska marknaden var en utmaning eftersom lagstiftningen gör outscourcing svårt. Spanien hade bättre förutsättningar och vi växte på den marknaden. Det har gett mig mycket erfarenhet i rollen som senior ledare. Det är också en fördel att jag har haft ansvar för hela affären vilket ger ett större perspektiv och förståelse för helheten. För att en organisation ska fungera är det jätteviktigt att man har rätt person på rätt plats och att man ger utrymme och verktyg för att lyckas.”
Vad är fördelen med att arbeta som Interim Manager jämfört med management consulting?
”Jag tycker om att vara min egen, men samtidigt vara en del i ett team. Jag fokuserar helt på uppdraget och leveransen och behöver inte representera en stor amerikansk managementkonsultfirma. Som interimare sätter man sin egen prägel och har en större frihetsgrad. Man förväntas ha en verktygslåda, erfarenhet, ledarskap och mognad. Som Interim Manager ser man framgången, inte bara strategi och analys.”
Du har alltid arbetat internationellt, hur hanterar du kulturskillnader?
”Jag tycker om att arbeta internationellt och möta olika kulturer, jag har varit tolk inom militären, talar flera språk och har bott utomlands i perioder. Det finns utmaningar, men det är roligt att på en arbetsdag prata med personer på tre olika kontinenter. Man måste ha förståelse för att saker kan uppfattas på olika sätt och att några personer levererar i tid medan andra inte gör det. Där kan jag bidra till kulturskapande genom att trycka på vanor som att möten börjar i tid och att om man har kommit överens om något så levererar man det. Jag tycker att det är bra att vara transparent och använda mig av visual management!”
Hur ser du till att ha en bra balans mellan arbete och fritid?
”Jag är en friluftsmänniska som tycker om att campa och fiska och jag är även scoutledare. För att röra på mig brukar jag cykla till kontoret och stannar till på gymmet på vägen.