Birgitta Dahlgren har nyligen avslutat ett uppdrag som interim CIO för Tyréns, ett av Skandinaviens ledande konsultföretag inom stadsutveckling och infrastruktur. Vi har pratat med Birgitta och Johan Dozzi, koncernchef, om deras digitala transformation och dagens utmaningar inom IT.

När utvecklingen av IT tog fart i och med pandemin ville Tyréns driva intern och extern digital transformation i sitt kunderbjudande. När deras CIO slutade passade de på att grundligt analysera hur de skulle organisera sitt digitaliseringsarbete, och för att skapa lugn i rekryteringsprocessen och sätta strategin valde de att anlita en interim CIO. Förutom att etablera en ny organisation med fokus på innovation och digitalisering i kundverksamheten var Birgittas uppdrag även att se över hur den interna digitaliseringen skulle utvecklas ur koncernens perspektiv och konsolidera alla IT-aspekter på ett smart sätt samtidigt som hon planerade för nästa steg inom IT. Under våren genomfördes en utvärdering av cybersäkerheten och hon tog fram en plan för att implementera nya processer och arbetssätt.

“Vi var inte helt säkra på vilka behov och kompetenser som krävdes eller hur vi skulle lägga upp vår IT-driftsmodell. För att skapa stabilitet valde vi att ta in en interim CIO. När någon lämnar företaget går det ofta snabbt och rollen måste fyllas direkt. En rekryteringsprocess tar för lång tid och ledarskapet blir lidande. För att undvika att tappa fart är det en mycket bra lösning att ta in en Interim Manager som kan börja inom 1-2 veckor. Vi är mycket nöjda med Birgitta och med Interim Management. Det har varit en mycket bra lösning för oss och helt rätt beslut.”, säger Johan Dozzi.

Ledarskap var av stor betydelse

Birgitta förklarar att eftersom både CIO och IT-chefen hade lämnat företaget var det viktigt att hantera gapet som uppstått: “Det krävdes ett starkt ledarskap. Trots att det är ett stort företag hade de inte utnyttjat det fullt ut, och nu behövde man hitta synergier och bli mer kostnadseffektiva. Det är en geografiskt spridd koncern med verksamhet i Sverige, Storbritannien och Östeuropa. Inom affärsenheten Öst driver bolagen egen verksamhet men behöver också vara till nytta för svensk och brittisk verksamhet och tekniken och IT måste kunna stödja det. Tillsammans med IT-ledningen i respektive land tog vi fram en IT-verksamhetsmodell för hur samarbetet inom koncernen skulle fungera.”

En utmaning, som i de flesta stora organisationer, är att hantera olika synpunkter och internpolitik. Det var nödvändigt att stabilisera teamen och tillsammans arbeta med hur IT-modellen och arbetsprocesserna skulle se ut i framtiden. Som linjechef ansvarade Birgitta för den dagliga agendan, men också för att teamet skulle kunna bygga hållbara funktioner med tydliga ansvarsområden.

Johan berättar att grundläggande IT, som arbetsplats, infrastruktur och plattform, fanns i varje land och att de bestämde sig för att driva effektivitet och kvalitet genom att göra mer tillsammans och hitta synergier. Utmaningen var att länderna hade olika storlek och kompetens och därför hade olika syn på och behov av vad som behövdes.

Ny IT-verksamhetsmodell med synergier för koncernen

För att ha ett IT-system och modeller som skulle underlätta samarbete och synergier behövdes ett arbetssätt som alla kunde ställa sig bakom. Det var en utmanande uppgift att implementera detta i en stor internationell organisation. Birgitta tog fram ett förslag som godkändes av ledningen och till julen 2022 hade de fastställt principer och styrning.

Birgitta berättar: “Arbetskulturen inom IT-funktionen har förbättrats avsevärt och “hur” – hur vi ska jobba – är nu tydligt. Det var en komplicerad uppgift eftersom resultaträkningen är separat i varje enskilt land vilket gör det svårt att upphandla ett centralt IT-system. Det är viktigt att IT-funktionen är nära verksamheten eftersom de tjänster Tyréns levererar innehåller allt fler digitala lösningar, men samtidigt behöver den grundläggande IT:n finnas i bakgrunden, alltid levererad med hög kvalitet. Vi hade också anlitat managementkonsulter, men deras PowerPoints och riktlinjer svarade bara på “varför och vad” men inte “hur”, så det var viktigt att tydliggöra, diskutera och hantera situationen samt hur vi skulle lösa utmaningarna.” Johan tillägger att IT möjliggör deras digitalisering och kunderbjudande. Nu är en permanent CIO anställd som kommer att få allt att hända.

Cybersäkerhet allt viktigare

Att ha processer och lösningar för att hantera cyberhot blir allt viktigare och att analysera nödvändiga tekniska lösningar, processer och tillvägagångssätt är något som alla företag måste göra. Tyréns hade inga större brister berättar Birgitta, men behövde etablera policys, utbilda personalen och skapa ordning.

“Om det inträffar en incident måste alla i koncernen veta hur de ska agera, och vi har kommunicerat våra nya policyer och rutiner i stor utsträckning. På grund av de stora incidenter som har inträffat nyligen har medvetenheten ökat avsevärt. Nu är det lättare att få resurser och finansiering för cybersäkerhetsverktyg.”

Livet som Interim Manager

Birgitta har alltid varit intresserad av att arbeta som Interim Manager och efter många år på Volvo IT och Evry tog hon sitt första interimsuppdrag på Region Stockholm. Det roligaste med att arbeta som Interim Manager är att förstå vad företaget verkligen behöver, sätta prioriteringar, fokusera på dem, stabilisera organisationen och förbereda nästa utvecklingsfas och/eller tillväxt.

Trots att interimsuppdrag ofta är komplexa och utmanande känner sig Birgitta inte stressad. Hon betonar vikten av att få näring från sitt nätverk, olika typer av kompetensforum och seminarier för att få ny energi och ladda batterierna: “Jag äter ofta lunch tillsammans med människor i mitt nätverk för att lära mig om de senaste trenderna på marknaden och för att diskutera frågor. När man fyller 60 blir det lättare att ha fritid och jag besöker ofta Göteborg där min dotter bor och jag har fortfarande många vänner från min tid på Volvo. Sedan i julas har vi även ett hus på västkusten där vi planerar att spendera mycket tid på att spela golf och njuta av naturen. Jag är en person som njuter av livet.” avslutar Birgitta.

Sedan februari 2023 är Birgitta CIO på Swedavia.

Om Tyréns:

Tyréns är ett av Skandinaviens ledande konsultföretag inom stadsutveckling och infrastruktur. Företaget har cirka 3.000 anställda och är verksamt i Sverige, England, Litauen, Estland, Polen och Bulgarien och Sverige står för cirka 75 procent av omsättningen.